Friday, July 24, 2015

発表する (Giving presentation in Japanese)

Mr. Jitender Mehta, President Experience-Japan
Giving presentation on Japan in Sonipat, Haryana

貴重な時間を割いてもらっていることをわすれずに、最初と最後に感謝の意を表します。
Express your gratitude in the beginning and in the end of the presentation for the valuable time of the attendee
  
人前で発表するときは、内容をわかりやすく伝えることが、重要です。
It is important to use the easy to understand language at the time of presentation

多人数の方が上の人たちを相手に行うことが多いので適切な敬語表現で話せるように心がけるべきでしょう。
You should use the appropriate honorific expressions for the attendee

発表の最後には、質問や意見を求めることがありますが、定型句があるの覚えておくと便利です。
It is convenient to keep time for the questions and opinion at the end of the presentation 

異業種の人たちなどに対しては専門用語はなるべく使わず、使う場合は事前に説明することが必要です。
Do not use technical terms in front of the different user group, it is necessary to explain the term if you use the technical terms


出だしの言葉  (At the beginning)
  • お忙しいところ、お集まりいただきありがとうございます。  では、私から新製品について発表させていただきます。
  (Thank you very much for gathering here in spite of your busy schedule, now I will give presentation about the new product)
  • 貴重なお時間をいただき、ありがとうございます。では、新製品について発表いたします。
  (Thank you very much for your valuable time, now I will give presentation about the new product)


資料を説明する  (Explanation of the material)
  • お手元の資料をご覧ください   (Please have a look at the material in your hand)
  • 正面のスクリーンをご覧ください (Please have a look at the screen )
  • こちらにご注目ください   (Please pay attention here) 

締めの言葉  (At the end)
  • 何かご質問はございませんでしょうか
    (Don’t you have any question?)
  • ご質問、ご意見がございましたらお手をお挙げください
    (Please raise your hand if you have any question or opinion)
  • 以上で、説明を終わらせていただきます
    (Here I finish my presentation)
  • 本日はお忙しいところ、ありがとうございました
    (Thank you very much for your time today)


質問を受ける  (Receiving questions)

発表の途中でも、場合のよっては質問を受け付けることがあります。質問や意見がでやすいように、理解できたかどうかを聞くのもよいでしょう
It is good to ask the attendee about questions and opinion in the middle of the presentation. . 
  • ここまでで、ご質問はありますでしょうか 
     (Do you have any question till here)
  • 何かご質問がございましたら、ご遠慮なくどうぞ 
     (Please do not hesitate if you have any questions)
  • ご不明の点は、各担当までご連絡ください
    (Please contact the respective person in charge for unclear points) 
  • ご質問やご意見などございましたら、後ほどお伺いいたします
    (I will receive your questions and opinion later)

ただ今の件に関しましては即答いたしかねますので、確認してからご連絡させていただいてもよろしいでしょうか
(Some time when you are not able to answer the question immediately, you can reply as below)
“Well I am not able to answer immediately about this matter, is it ok if I confirm and contact you back” 


Key Words

貴重 - きちょう - Valuable
感謝 - かんしゃ - Gratitude
出だし - でだし - At the beginning
ご覧ください - ごらんください - Have a look (Honorific)
注目 - ちゅうもく - Pay attention
即答 - そくとう - An immediate answer
遠慮する - えんりょする - Hesitate (to do)


*Special thanks to Experience Japan

Saturday, June 13, 2015

ビジネスメールの書き方 (社外) Writing Business e-mail (Outside company)

==============================
件名(タイトル)価格変更のお知らせ 
(Write simple and easy to understand subject line)
==============================
宛先
〇〇〇株式会社 営業部 (←Addressee with company name, department and designation)
今田陽一様 
書き出し
いつもお世話になっております。(←Start with Greeting)
株式会社田中商事、営業部の山田太郎です。(←Your introduction with your company name, department and full name)

(本文(用件)Main text)
さて、弊社が取り扱っております液晶テレビ
「ぜネシスABC」ですが、
最近の原油価格高騰によるコスト増大のため、
現在の価格維持が大変に困難な状況になって参りました。

省略  (Text omitted)

今後ともよろしくお願い申し上げます。(←End with Greetings)
署名 (Signature)
*******************
株式会社 田中商事 営業部
山田 太郎(ヤマダ タロウ)
〒111-9999
大阪府○○市△△町11-9 2F
TEL:999-9999-9999(直通)  999-9999-9999 (代表)
FAX:999-9999-9999
*******************

Final Draft

〇〇〇株式会社 営業部 
今田陽一様 

いつもお世話になっております。
株式会社田中商事、営業部の山田太郎です。

さて、弊社が取り扱っております液晶テレビ
「ぜネシスABC」ですが、
最近の原油価格高騰によるコスト増大のため、
現在の価格維持が大変に困難な状況になって参りました。

省略

今後ともよろしくお願い申し上げます。

*******************
株式会社 田中商事 営業部
山田 太郎(ヤマダ タロウ)
〒111-9999
大阪府○○市△△町11-9 2F
TEL:999-9999-9999(直通)  999-9999-9999 (代表)
FAX:999-9999-9999
*******************

Key Points
1. Always write subject, do not send email without subject.
2. When sending an email outside the company always write customer's name company name and department 
3. Write starting and ending greetings (Do not use greeting like お疲れ様です for customers)
4. Your introduction with company name and department 
5. Do not write long sentences. 
6. In the signature give complete detail of your company name, department, address, phone no. and fax etc. 

ビジネスメールの書き方 (社内) Writing Business e-mail (Within company)

==============================
件名(タイタル)【御礼】会社ポリシーの御講話につきまして 
(Write simple and easy to understand subject line)
==============================
宛先
〇〇〇部長 (←Addressee with designation)
書き出し
お疲れ様です。 (←Start with Greeting)
名乗り
IT本部ST部の山田です。(←Your introduction with your department name)

(本文(用件)Main text)
本日は、私達のために会社のポリシーを御講話頂きまして、
誠にありがとうございました。

ポリシーについて、大変勉強になりました。
今後、ポリシーを意識して行動してまいります。

今後とも、どうぞ宜しくお願いいたします。(←End with Greetings)
署名 (Signature)
*******************
IT本部ST部山田太郎
TEL    :XXX-XX-XXX 内線 :XXXX
*******************

Final Draft

〇〇〇部長

お疲れ様です。
IT本部ST部の山田です。

本日は、私達のために会社のポリシーを御講話頂きまして、
誠にありがとうございました。

ポリシーについて、大変勉強になりました。
今後、ポリシーを意識して行動してまいります。

今後とも、どうぞ宜しくお願いいたします。

*******************
IT本部ST部山田太郎
TEL    :XXX-XX-XXX 内線 :XXXX
*******************

Key points
1. Always write subject, do not send email without subject.
2. Addressee's name with the designation
3. Write starting and ending greetings
4. Your introduction
5. Do not write long sentences.